Bwrdd Ymddiriedolwyr

Is Gadeirydd: Peter Evans

Is Drysorydd: Peter Lewis

Ian Cuthbertson
Siôn Hughes
Stephen Thomas
Huw Llwyd Rowlands
John Pollard
Antony Bertola
Michelle Durrant
Tracey Horton

Erthyglau am yr elusen

Gwybodaeth ychwanegol am swyddi y Cadeirydd, Is Gadeirydd a Trysorydd yn ogystal a pwyllgor y Bwrdd

Gweithdrefnau Ariannol

Cod Ymddygiad Bwrdd yr Ymddiriedolwyr

Llywodraethu

DYLESTWYDDAU A CHYFRIFOLDEBAU BOB YMDDIRIEDOLWR

Er ein bod fel arfer yn cyfeirio at “Ymddiriedolwyr”, fe’u gelwir weithiau’n Gyfarwyddwyr hefyd. Strwythur cyfreithiol yr elusen yw cwmni cyfyngedig drwy warant a’r Ymddiriedolwyr yw Cyfarwyddwyr y Cwmni hwnnw.

Mae gan bob aelod unigol o’r bwrdd ymddiriedolwyr gyfrifoldeb i gyfrannu at gyflawni dyletswyddau’r Bwrdd. Gallant wneud hyn drwy:

(a) cynnal ymwybyddiaeth o’r busnes

(b) cymryd cyfrifoldeb am eu dysgu a’u datblygiad eu hunain

(d) cyfrannu’n weithredol at osod polisi a chyfeiriad strategol, diffinio nodau, gosod targedau a gwerthuso perfformiad

(e) asesu os yw’r gwasanaeth yn cydymffurfio â’i ddogfen lywodraethu, os yw’n bodloni safonau cenedlaethol Cyngor ar Bopeth a pha mor dda mae anghenion cyngor y gymuned leol yn cael eu diwallu

(f) asesu’r sefyllfa ariannol gyda’r nod o sicrhau bod y sefydliad yn gweithredu o fewn ei ddulliau a’i amcanion, a bod llinellau atebolrwydd clir ar gyfer rheolaeth ariannol o ddydd i ddydd

(g) cefnogi datblygiad trwy gymryd rhan mewn prosiectau y cytunwyd arnynt

(h) ceisio’n weithredol hyrwyddo amcanion strategol y sefydliad a gweithredu er ei fuddiannau gorau bob amser

(i) cynnal cyfrinachedd ynghylch unrhyw wybodaeth sensitif neu gyfrinachol a dderbynnir wrth gyflawni dyletswyddau fel ymddiriedolwr.

Sgiliau a rhinweddau personol i bob ymddiriedolwr

Mae pob aelod unigol o’r bwrdd ymddiriedolwyr yn dod â sgiliau a rhinweddau i’r bwrdd. Maent yn ychwanegu at y wybodaeth a’r profiad cyfunol drwy ddarparu:

(a) ymrwymiad ac argaeledd i fynychu cyfarfodydd bwrdd ymddiriedolwyr

(b) sgiliau cyfathrebu effeithiol a pharodrwydd i gymryd rhan weithredol mewn trafodaethau

(d) ymrwymiad i nodau, egwyddorion a pholisïau gwasanaeth Cyngor ar Bopeth, gan gynnwys y rhai sy’n ymwneud â chyfle cyfartal, annibyniaeth, ac ymchwil ac ymgyrchoedd

(e) parodrwydd a gallu i weithredu er budd gorau’r bwrdd a’r sefydliad

(f) gallu i ddeall a derbyn eu cyfrifoldebau a’u rhwymedigaethau fel ymddiriedolwyr a chyflogwyr

(g) parodrwydd i gymryd rhan mewn proses ddemocrataidd sy’n datblygu polisïau Cyngor ar Bopeth yn ôl ardal ac yn genedlaethol

(h) rhifedd i’r graddau sy’n ofynnol i ddeall cyfrifon gyda chefnogaeth trysorydd

(i) parodrwydd a’r gallu i ddysgu ac i ddatblygu ac archwilio eu hagweddau eu hunain

(j) gallu i feddwl yn greadigol ac yn strategol, ac arfer barn dda, annibynnol

(k) gallu i weithio’n effeithiol fel aelod o dîm.

Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Gweithredol (Diwygiwyd Awst 2025)

1. Cyflwyniad

1.1. Adolygwyd Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Gweithredol gan y Bwrdd Ymddiriedolwyr yn dilyn yr uno. Cytunwyd ar y Cylch Gorchwyl diwygiedig ar 11 Awst 2025

2. Aelodaeth

2.1 Bydd y Pwyllgor Gweithredol yn cynnwys y Cadeirydd, yr Is-gadeirydd, y Trysorydd a’r Is-drysorydd ond gall hefyd gynnwys aelodau eraill. Penodir y Pwyllgor Gweithredol yng nghyfarfod blynyddol y Bwrdd.

2.2 Gwahoddir y Prif Weithredwr i fynychu oni bai bod y mater yn gysylltiedig â chyflogaeth neu delerau ac amodau’r Prif Weithredwr.

2.3 Dau fydd y cworwm. Gwasanaethir y cyfarfodydd gan y Prif Weithredwr neu aelod o staff a ddynodwyd gan y Prif Weithredwr.

2.4 Bydd aelodau eraill o staff yn mynychu ar wahoddiad y Prif Weithredwr, trwy gytundeb â’r Cadeirydd.

2.5 Bydd nodiadau cyfarfodydd y Pwyllgor Gweithredol yn cael eu drafftio gan y Prif Weithredwr a’u cymeradwyo gan y Cadeirydd.

3. Amlder

3.1 Cynhelir cyfarfodydd y Weithrediaeth yn fisol neu yn ôl yr angen ac mewn cytundeb â holl aelodau’r Pwyllgor.

3.2 Ni fydd hyd y cyfarfod fel arfer yn fwy nag 1 awr.

4. Diben a Phwerau

4.1 Bydd y Pwyllgor Gweithredol yn gyfrifol am:

(a) Cymryd rhan yn rheoli materion y sefydliad

(b) Trafod agenda cyfarfodydd y Bwrdd Ymddiriedolwyr ynghyd â’r wybodaeth y dylid ei chyflwyno i’w hystyried gan y bwrdd

(d) Gwirio bod penderfyniadau a wneir mewn cyfarfodydd yn cael eu gweithredu

(e) Sicrhau bod yr elusen yn cynllunio ar gyfer recriwtio a throsiant staff cyflogedig a gwirfoddolwyr

(f) Cyflawni swyddogaethau a bennir yn y Gweithdrefnau Ariannol

(g) Argymell Polisi Cronfeydd wrth gefn priodol i’r Bwrdd

4.2 Bydd gan y Pwyllgor Gwaith bwerau gwneud penderfyniadau i wneud penderfyniad ar unwaith os oes angen. Mae Erthyglau Cymdeithas Cyngor ar Bopeth Gwynedd Conwy yn ymdrin â hyn yn fanwl yn Erthygl 46.

4.3 Bydd gan y Pwyllgor Gwaith bwerau dirprwyedig i wneud penderfyniadau ynghylch Cyllid a Risg/Cyllid ac Archwilio.

4.4 Bydd gan y Pwyllgor Gwaith bwerau dirprwyedig i wneud penderfyniadau ynghylch Pobl a staffio.

4.5 Bydd y Pwyllgor Gwaith yn adrodd ar bob penderfyniad yn ôl-weithredol i holl aelodau’r Bwrdd Ymddiriedolwyr yn ei gyfarfod nesaf, neu drwy e-bost os yw’r mater yn dyngedfennol, yn frys ac/neu’n gysylltiedig â risg sylweddol.

PANEL STAFFIO

Mae’r Panel Staffio yn cynnwys y Cadeirydd ynghyd â dau ymddiriedolwr arall a benodir gan y Cadeirydd. Mae’n gyfrifol am:

1. Cychwyn a rheoli recriwtio Prif Weithredwr gan gynnwys gwneud argymhellion i’r bwrdd ar y penodiad

2. Ymdrin ag apeliadau yn erbyn diswyddiadau ac ar gwynion gwirfoddolwyr a chwynion gweithwyr fel y nodir yn y polisïau perthnasol

3. Ystyried pryderon a godwyd gan staff a gwirfoddolwyr o dan y Polisi Chwythu’r Chwiban

4. Penodiadau eraill fel y nodir gan y Bwrdd. O dan rai amgylchiadau bydd angen panel tri aelod ar wahân i glywed apeliadau. Bydd aelodaeth y Panel Apeliadau hefyd yn cael ei phennu gan y Cadeirydd ond ni fydd yn cynnwys unrhyw aelodau a oedd yn rhan o’r achos gwreiddiol.

CADEIRYDD Y BYRDD YMDDIRIEDOLWYR

Prif ddyletswyddau a chyfrifoldebau

1. Sicrhau bod penderfyniadau’r bwrdd yn cael eu gwneud o fewn cylch gwaith y ddogfen lywodraethol a pholisïau Cyngor ar Bopeth

2. Cynllunio cylch blynyddol cyfarfodydd y bwrdd, a chadeirio a hwyluso’r rhain i sicrhau eu bod yn rhedeg yn esmwyth

3. Datblygu aelodaeth y bwrdd ymddiriedolwyr i sicrhau ei fod yn cynnwys yr ystod amrywiol o sgiliau, profiad a gwybodaeth sydd eu hangen i weithredu’n effeithiol, gan ystyried cynrychiolaeth gymunedol

4. Sicrhau bod olynwyr ar gyfer swyddi allweddol – trysorydd, cadeirydd ac ati – yn cael eu nodi a’u sefydlu mewn da bryd

5. Sicrhau bod ymddiriedolwyr yn derbyn sesiwn sefydlu a hyfforddiant digonol i’w galluogi i gyflawni eu rolau

6. Monitro safon, lefel ymrwymiad a phresenoldeb yr holl ymddiriedolwyr

7. Sicrhau bod y bwrdd yn adolygu ei waith ei hun a pha mor effeithiol y mae’n gweithredu; sicrhau ei fod yn cymryd unrhyw gamau cywirol sydd eu hangen

8. Sicrhau bod y bwrdd yn gallu ceisio barn pob adran o’r gymuned a wasanaethir gan y biwro

9. Sicrhau bod y bwrdd yn adolygu gwaith y biwro

10. Cysylltu â’r Prif Weithredwr i gadw trosolwg o faterion yr elusen

11. Darparu neu drefnu cefnogaeth a goruchwyliaeth i’r Prif Weithredwr, gan gynnwys gwerthusiad blynyddol

12. Ar y cyd â’r trysorydd, sicrhau rheolaeth briodol ar gyllid yr elusen

13. Cynrychioli’r elusen yn y gymuned ac mewn digwyddiadau cyhoeddus

14. Cynrychioli’r elusen mewn perthnasoedd â chyllidwyr a negodi am arian ar gyfer staffio, safle neu offer

Sgiliau a rhinweddau personol

1. sgiliau arweinyddiaeth

2. profiad o gadeirio cyfarfodydd a gwaith pwyllgor

3. sgiliau hwyluso

4. doethineb a diplomyddiaeth

5. sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol rhagorol

6. didueddrwydd, tegwch a’r gallu i barchu cyfrinachau.

Mae’n ddymunol i’r cadeirydd gael gwybodaeth am y math o waith a wneir gan yr elusen ac ymrwymiad i gadw ar flaen y gad o ran y newidiadau sy’n digwydd yn y sefydliad.

TRYSORYDD

Mae’r trysorydd yn swyddog o’r Bwrdd Ymddiriedolwyr ac nid yn weithiwr cyflogedig. Rôl y trysorydd yw sicrhau bod yr holl gyllid a’r systemau rheoli ariannol ategol yn cael eu cadw mewn trefn. Nid y trysorydd yw’r llyfrgeidwad. Nid yw hi neu ef yn dal nac yn cynnal y cofnodion ariannol ac nid yw hi neu ef yn unig geidwad y llyfr siec. Rhaid i’r trysorydd ddirprwyo rheolaeth ariannol o ddydd i ddydd i’r Prif Weithredwr.

Prif ddyletswyddau a chyfrifoldebau

Mae’r dyletswyddau a’r rhinweddau hyn yn ychwanegol at broffil rôl gyffredinol yr ymddiriedolwr uchod.

1. Arwain a chynghori’r bwrdd wrth gymeradwyo cyllidebau, cyfrifon a datganiadau ariannol, o fewn fframwaith polisi ariannol perthnasol

2. Cadw’r bwrdd yn wybodus am ei ddyletswyddau a’i gyfrifoldebau ariannol

3. Cynghori ar oblygiadau ariannol cynlluniau strategol yr elusen a’r prif dybiaethau yn y cynllun gweithredol a’r gyllideb flynyddol

4. Cynorthwyo aelodau’r bwrdd i ddatblygu dealltwriaeth glir o’r cyfrifon a gyflwynir mewn cyfarfodydd a’r goblygiadau y maent yn eu datgelu

5. Deall y gweithdrefnau cyfrifyddu a’r rheolaethau mewnol allweddol er mwyn gallu sicrhau’r bwrdd bod uniondeb ariannol yr elusen yn gadarn

6. Gweithio gyda’r Prif Weithredwr i gynhyrchu cyllideb realistig sy’n diwallu anghenion y biwro

7. Monitro sefyllfa incwm a gwariant yr elusen, a chyflwyno adroddiadau i’r bwrdd o leiaf bob chwarter, mewn fformat sy’n hygyrch i aelodau’r bwrdd

8. Dal y Prif Weithredwr i gyfrif am sicrhau bod cofnodion ariannol llawn yn cael eu cadw ar gyfer pob trafodyn, a bod gweithdrefnau a rheolaethau ariannol priodol ar waith i ddiogelu adnoddau’r elusen

9. Dal y Prif Weithredwr i gyfrif am sicrhau mai dim ond at y dibenion y cafodd ei roi ar eu cyfer y caiff arian a dderbynnir ei wario, a, lle bo angen, sicrhau bod adroddiadau a chyfrifon sy’n dangos hyn yn cael eu cyflwyno i gyllidwyr

10. Cysylltu â’r Prif Weithredwr i sicrhau bod cyfrifon yn cael eu paratoi ar ddiwedd y flwyddyn yn unol â’r SORP Cyfrifyddu ar gyfer Elusennau a’u bod yn cael eu harchwilio neu eu harchwilio’n annibynnol, fel sy’n ofynnol gan y Comisiwn Elusennau

11. Dwyn y Prif Weithredwr i gyfrif am sicrhau bod cyfrifon blynyddol yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn Elusennau a/neu’r Cofrestrydd Cwmnïau, o fewn y terfynau amser a osodwyd

12. Cyflwyno’r cyfrifon yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol a thynnu sylw at bwyntiau pwysig mewn ffordd gydlynol a dealladwy

13. Cysylltu â’r Prif Weithredwr ynghylch materion ariannol

14. Chwarae rhan allweddol wrth gynllunio strategaeth codi arian glir i godi arian ar gyfer gweithgareddau a datblygiadau yn y dyfodol

Sgiliau a rhinweddau personol

1. cymwysterau neu brofiad ariannol

2. rhywfaint o brofiad neu wybodaeth am gyllid elusennol, codi arian a chynlluniau pensiwn

3. y sgiliau i ddadansoddi cynigion ac archwilio eu canlyniadau ariannol

4. parodrwydd i wneud argymhellion amhoblogaidd i’r bwrdd 5. parodrwydd i fod ar gael i staff i roi cyngor ac arweiniad ar faterion ariannol.

IS-GADEIRYDD Y BWRDD YMDDIRIEDOLWYR

Mae’r dyletswyddau a’r rhinweddau canlynol, ar gyfer is-gadeirydd, yn ychwanegol at y rhai ym mhroffil rôl ymddiriedolwr cyffredinol uchod. Prif ddyletswyddau a chyfrifoldebau

1. Cyflawni dyletswyddau’r cadeirydd yn ei absenoldeb, gyda chydnabyddiaeth y bwrdd fel rhywun sy’n gallu ac yn addas i wneud hynny.

2. Darparu cefnogaeth a chymorth i’r cadeirydd wrth gyflawni ei gyfrifoldebau, gan weithredu fel ‘cyfaill beirniadol’ a bwrdd sain.

3. Cymryd cyfrifoldebau penodol gan y cadeirydd, megis sefydlu ymddiriedolwyr newydd.

4. Bod yn agored i ddulliau, lle bo’n briodol, gan ymddiriedolwyr eraill ynghylch gwaith neu farn y cadeirydd. Yna bydd yr is-gadeirydd yn trafod unrhyw faterion sy’n codi gyda’r cadeirydd.

Sgiliau a rhinweddau personol

1. Sgiliau arweinyddiaeth.

2. Profiad o waith pwyllgor.

3. Sgiliau hwyluso.

4. Tact a diplomyddiaeth.

5. Sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol rhagorol.

6. Didueddrwydd, tegwch a’r gallu i barchu cyfrinachau.

Mae’n ddymunol i’r is-gadeirydd fod â gwybodaeth am y math o waith a wneir gan yr elusen a pharodrwydd i gadw ar y blaen i’r newidiadau sy’n digwydd i’r sefydliad.

Polisi Disgyblu

Fel arfer, bydd yr apêl, mewn achosion camymddygiad a pherfformiad, yn cael ei chlywed gan dri aelod o Banel Staffio Bwrdd yr Ymddiriedolwyr nad ydynt wedi bod yn rhan o’r broses yn gynharach. Os ystyrir camau disgyblu yn erbyn y Prif Weithredwr, dylid ymgynghori â Rheolwr Perthynas Cyngor ar Bopeth am gyngor cyn gynted â phosibl.

Rhaid i Fwrdd yr Ymddiriedolwyr dynnu cymaint ohonynt eu hunain o’r broses â phosibl i sicrhau bod digon o aelodau sy’n annibynnol ar y broses i gyflawni’r gwahanol rolau sy’n ofynnol:

Swyddog Ymchwilio
Swyddog Gwrandawiad
Panel Apêl Cwynion Cleientiaid

Rhaid i’r ymateb terfynol i gŵyn cleient fod gan y cadeirydd neu aelod arall o fwrdd yr ymddiriedolwyr os nad yw’r cadeirydd ar gael, er enghraifft ar wyliau neu’n sâl:

Defnyddiwch ‘ni’ yn lle ‘fi’ os gwnaed yr ymchwiliad gan y prif swyddog a bod y llythyr yn cael ei lofnodi gan y cadeirydd neu ymddiriedolwr arall.

Os omae’r cŵyn yn ymwneud â’r prif swyddog, a bod yr ymchwiliad wedi’i gynnal mewn gwirionedd gan y cadeirydd neu ymddiriedolwr arall, defnyddiwch ‘fi’ yn lle ‘ni’.

Penodiadau

Bydd y Cadeirydd, yr Is-gadeirydd neu aelod arall o’r Panel Staffio yn cefnogi’r Prif Weithredwr mewn penodiadau sy’n adrodd i’r Prif Weithredwr (ar hyn o bryd Dirprwy Brif Weithredwr, Rheolwr Gwasanaethau Cynghori, Rheolwr Cyllid a Rheolwr Gwaith Achos).