Board of Trustees

Vice Chair: Peter Evans

Vice Treasurer: Peter Lewis

Ian Cuthbertson
Gwennol Ellis
Siôn Hughes
Stephen Thomas
Huw Llwyd Rowlands
John Pollard
Antony Bertola
Michelle Durrant
Tracey Horton

Erthyglau am yr elusen

Gwybodaeth ychwanegol am swyddi y Cadeirydd, Is Gadeirydd a Trysorydd yn ogystal a pwyllgor y Bwrdd

Gweithdrefnau Ariannol

Cod Ymddygiad Bwrdd yr Ymddiriedolwyr

Governing

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES FOR ALL TRUSTEES

Although we usually refer to “Trustees”, they are also sometimes called Directors. The legal structure of the charity is that of a company limited by guarantee and the Trustees are the Directors of that Company.

Each individual member of the trustee board has a responsibility to contribute to the discharging of the duties of the Board. They can do this by:

(a) maintaining an awareness of the business

(b) taking responsibility for their own learning and development

(d) actively contributing to setting policy and strategic direction, defining goals, setting targets and evaluating performance

(e) assessing whether the service complies with its governing document, whether it meets Citizens Advice national standards and how well the advice needs of the local community are being met

(f) assessing the financial position with the aim of ensuring that the organisation operates within its means and objects, and that there are clear lines of accountability for day-to-day financial management

(g) supporting development through participation in agreed projects

(h) actively seeking to further the organisation’s strategic objectives and acting in its best interests at all times

(i) maintaining confidentiality about any sensitive or confidential information received in the course of duties as a trustee.

Personal skills and qualities for all trustees

Each individual member of the trustee board brings skills and qualities to the board. They add to the collective knowledge and experience by providing: Maent yn ychwanegu at y wybodaeth a’r profiad cyfunol drwy ddarparu:

(a) ymrwymiad ac argaeledd i fynychu cyfarfodydd bwrdd ymddiriedolwyr

(b) sgiliau cyfathrebu effeithiol a pharodrwydd i gymryd rhan weithredol mewn trafodaethau

(d) ymrwymiad i nodau, egwyddorion a pholisïau gwasanaeth Cyngor ar Bopeth, gan gynnwys y rhai sy’n ymwneud â chyfle cyfartal, annibyniaeth, ac ymchwil ac ymgyrchoedd

(e) parodrwydd a gallu i weithredu er budd gorau’r bwrdd a’r sefydliad

(f) gallu i ddeall a derbyn eu cyfrifoldebau a’u rhwymedigaethau fel ymddiriedolwyr a chyflogwyr

(g) parodrwydd i gymryd rhan mewn proses ddemocrataidd sy’n datblygu polisïau Cyngor ar Bopeth yn ôl ardal ac yn genedlaethol

(h) rhifedd i’r graddau sy’n ofynnol i ddeall cyfrifon gyda chefnogaeth trysorydd

(i) parodrwydd a’r gallu i ddysgu ac i ddatblygu ac archwilio eu hagweddau eu hunain

(j) gallu i feddwl yn greadigol ac yn strategol, ac arfer barn dda, annibynnol

(k) gallu i weithio’n effeithiol fel aelod o dîm.

Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Gweithredol (Diwygiwyd Awst 2025)

1. Cyflwyniad

1.1. Adolygwyd Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Gweithredol gan y Bwrdd Ymddiriedolwyr yn dilyn yr uno. Cytunwyd ar y Cylch Gorchwyl diwygiedig ar 11 Awst 2025

2. Aelodaeth

2.1 Bydd y Pwyllgor Gweithredol yn cynnwys y Cadeirydd, yr Is-gadeirydd, y Trysorydd a’r Is-drysorydd ond gall hefyd gynnwys aelodau eraill. Penodir y Pwyllgor Gweithredol yng nghyfarfod blynyddol y Bwrdd.

2.2 Gwahoddir y Prif Weithredwr i fynychu oni bai bod y mater yn gysylltiedig â chyflogaeth neu delerau ac amodau’r Prif Weithredwr.

2.3 Dau fydd y cworwm. Gwasanaethir y cyfarfodydd gan y Prif Weithredwr neu aelod o staff a ddynodwyd gan y Prif Weithredwr.

2.4 Bydd aelodau eraill o staff yn mynychu ar wahoddiad y Prif Weithredwr, trwy gytundeb â’r Cadeirydd.

2.5 Bydd nodiadau cyfarfodydd y Pwyllgor Gweithredol yn cael eu drafftio gan y Prif Weithredwr a’u cymeradwyo gan y Cadeirydd.

3. Amlder

3.1 Cynhelir cyfarfodydd y Weithrediaeth yn fisol neu yn ôl yr angen ac mewn cytundeb â holl aelodau’r Pwyllgor.

3.2 Ni fydd hyd y cyfarfod fel arfer yn fwy nag 1 awr.

4. Diben a Phwerau

4.1 Bydd y Pwyllgor Gweithredol yn gyfrifol am:

(a) Cymryd rhan yn rheoli materion y sefydliad

(b) Trafod agenda cyfarfodydd y Bwrdd Ymddiriedolwyr ynghyd â’r wybodaeth y dylid ei chyflwyno i’w hystyried gan y bwrdd

(d) Gwirio bod penderfyniadau a wneir mewn cyfarfodydd yn cael eu gweithredu

(e) Sicrhau bod yr elusen yn cynllunio ar gyfer recriwtio a throsiant staff cyflogedig a gwirfoddolwyr

(f) Cyflawni swyddogaethau a bennir yn y Gweithdrefnau Ariannol

(g) Argymell Polisi Cronfeydd wrth gefn priodol i’r Bwrdd

4.2 Bydd gan y Pwyllgor Gwaith bwerau gwneud penderfyniadau i wneud penderfyniad ar unwaith os oes angen. Mae Erthyglau Cymdeithas Cyngor ar Bopeth Gwynedd Conwy yn ymdrin â hyn yn fanwl yn Erthygl 46.

4.3 Bydd gan y Pwyllgor Gwaith bwerau dirprwyedig i wneud penderfyniadau ynghylch Cyllid a Risg/Cyllid ac Archwilio.

4.4 Bydd gan y Pwyllgor Gwaith bwerau dirprwyedig i wneud penderfyniadau ynghylch Pobl a staffio.

4.5 Bydd y Pwyllgor Gwaith yn adrodd ar bob penderfyniad yn ôl-weithredol i holl aelodau’r Bwrdd Ymddiriedolwyr yn ei gyfarfod nesaf, neu drwy e-bost os yw’r mater yn dyngedfennol, yn frys ac/neu’n gysylltiedig â risg sylweddol.

PANEL STAFFIO

Mae’r Panel Staffio yn cynnwys y Cadeirydd ynghyd â dau ymddiriedolwr arall a benodir gan y Cadeirydd. Mae’n gyfrifol am:

1. Cychwyn a rheoli recriwtio Prif Weithredwr gan gynnwys gwneud argymhellion i’r bwrdd ar y penodiad

2. Ymdrin ag apeliadau yn erbyn diswyddiadau ac ar gwynion gwirfoddolwyr a chwynion gweithwyr fel y nodir yn y polisïau perthnasol

3. Ystyried pryderon a godwyd gan staff a gwirfoddolwyr o dan y Polisi Chwythu’r Chwiban

4. Penodiadau eraill fel y nodir gan y Bwrdd. O dan rai amgylchiadau bydd angen panel tri aelod ar wahân i glywed apeliadau. Bydd aelodaeth y Panel Apeliadau hefyd yn cael ei phennu gan y Cadeirydd ond ni fydd yn cynnwys unrhyw aelodau a oedd yn rhan o’r achos gwreiddiol.

CADEIRYDD Y BYRDD YMDDIRIEDOLWYR

Prif ddyletswyddau a chyfrifoldebau

1. Sicrhau bod penderfyniadau’r bwrdd yn cael eu gwneud o fewn cylch gwaith y ddogfen lywodraethol a pholisïau Cyngor ar Bopeth

2. Cynllunio cylch blynyddol cyfarfodydd y bwrdd, a chadeirio a hwyluso’r rhain i sicrhau eu bod yn rhedeg yn esmwyth

3. Datblygu aelodaeth y bwrdd ymddiriedolwyr i sicrhau ei fod yn cynnwys yr ystod amrywiol o sgiliau, profiad a gwybodaeth sydd eu hangen i weithredu’n effeithiol, gan ystyried cynrychiolaeth gymunedol

4. Sicrhau bod olynwyr ar gyfer swyddi allweddol – trysorydd, cadeirydd ac ati – yn cael eu nodi a’u sefydlu mewn da bryd

5. Sicrhau bod ymddiriedolwyr yn derbyn sesiwn sefydlu a hyfforddiant digonol i’w galluogi i gyflawni eu rolau

6. Monitro safon, lefel ymrwymiad a phresenoldeb yr holl ymddiriedolwyr

7. Sicrhau bod y bwrdd yn adolygu ei waith ei hun a pha mor effeithiol y mae’n gweithredu; sicrhau ei fod yn cymryd unrhyw gamau cywirol sydd eu hangen

8. Sicrhau bod y bwrdd yn gallu ceisio barn pob adran o’r gymuned a wasanaethir gan y biwro

9. Sicrhau bod y bwrdd yn adolygu gwaith y biwro

10. Cysylltu â’r Prif Weithredwr i gadw trosolwg o faterion yr elusen

11. Darparu neu drefnu cefnogaeth a goruchwyliaeth i’r Prif Weithredwr, gan gynnwys gwerthusiad blynyddol

12. Ar y cyd â’r trysorydd, sicrhau rheolaeth briodol ar gyllid yr elusen

13. Cynrychioli’r elusen yn y gymuned ac mewn digwyddiadau cyhoeddus

14. Cynrychioli’r elusen mewn perthnasoedd â chyllidwyr a negodi am arian ar gyfer staffio, safle neu offer

Sgiliau a rhinweddau personol

1. sgiliau arweinyddiaeth

2. profiad o gadeirio cyfarfodydd a gwaith pwyllgor

3. sgiliau hwyluso

4. doethineb a diplomyddiaeth

5. sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol rhagorol

6. didueddrwydd, tegwch a’r gallu i barchu cyfrinachau.

Mae’n ddymunol i’r cadeirydd gael gwybodaeth am y math o waith a wneir gan yr elusen ac ymrwymiad i gadw ar flaen y gad o ran y newidiadau sy’n digwydd yn y sefydliad.

TRYSORYDD

Mae’r trysorydd yn swyddog o’r Bwrdd Ymddiriedolwyr ac nid yn weithiwr cyflogedig. Rôl y trysorydd yw sicrhau bod yr holl gyllid a’r systemau rheoli ariannol ategol yn cael eu cadw mewn trefn. Nid y trysorydd yw’r llyfrgeidwad. Nid yw hi neu ef yn dal nac yn cynnal y cofnodion ariannol ac nid yw hi neu ef yn unig geidwad y llyfr siec. Rhaid i’r trysorydd ddirprwyo rheolaeth ariannol o ddydd i ddydd i’r Prif Weithredwr.

Prif ddyletswyddau a chyfrifoldebau

Mae’r dyletswyddau a’r rhinweddau hyn yn ychwanegol at broffil rôl gyffredinol yr ymddiriedolwr uchod.

1. Arwain a chynghori’r bwrdd wrth gymeradwyo cyllidebau, cyfrifon a datganiadau ariannol, o fewn fframwaith polisi ariannol perthnasol

2. Cadw’r bwrdd yn wybodus am ei ddyletswyddau a’i gyfrifoldebau ariannol

3. Cynghori ar oblygiadau ariannol cynlluniau strategol yr elusen a’r prif dybiaethau yn y cynllun gweithredol a’r gyllideb flynyddol

4. Cynorthwyo aelodau’r bwrdd i ddatblygu dealltwriaeth glir o’r cyfrifon a gyflwynir mewn cyfarfodydd a’r goblygiadau y maent yn eu datgelu

5. Deall y gweithdrefnau cyfrifyddu a’r rheolaethau mewnol allweddol er mwyn gallu sicrhau’r bwrdd bod uniondeb ariannol yr elusen yn gadarn

6. Gweithio gyda’r Prif Weithredwr i gynhyrchu cyllideb realistig sy’n diwallu anghenion y biwro

7. Monitro sefyllfa incwm a gwariant yr elusen, a chyflwyno adroddiadau i’r bwrdd o leiaf bob chwarter, mewn fformat sy’n hygyrch i aelodau’r bwrdd

8. Dal y Prif Weithredwr i gyfrif am sicrhau bod cofnodion ariannol llawn yn cael eu cadw ar gyfer pob trafodyn, a bod gweithdrefnau a rheolaethau ariannol priodol ar waith i ddiogelu adnoddau’r elusen

9. Dal y Prif Weithredwr i gyfrif am sicrhau mai dim ond at y dibenion y cafodd ei roi ar eu cyfer y caiff arian a dderbynnir ei wario, a, lle bo angen, sicrhau bod adroddiadau a chyfrifon sy’n dangos hyn yn cael eu cyflwyno i gyllidwyr

10. Cysylltu â’r Prif Weithredwr i sicrhau bod cyfrifon yn cael eu paratoi ar ddiwedd y flwyddyn yn unol â’r SORP Cyfrifyddu ar gyfer Elusennau a’u bod yn cael eu harchwilio neu eu harchwilio’n annibynnol, fel sy’n ofynnol gan y Comisiwn Elusennau

11. Dwyn y Prif Weithredwr i gyfrif am sicrhau bod cyfrifon blynyddol yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn Elusennau a/neu’r Cofrestrydd Cwmnïau, o fewn y terfynau amser a osodwyd

12. Cyflwyno’r cyfrifon yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol a thynnu sylw at bwyntiau pwysig mewn ffordd gydlynol a dealladwy

13. Cysylltu â’r Prif Weithredwr ynghylch materion ariannol

14. Chwarae rhan allweddol wrth gynllunio strategaeth codi arian glir i godi arian ar gyfer gweithgareddau a datblygiadau yn y dyfodol

Sgiliau a rhinweddau personol

1. cymwysterau neu brofiad ariannol

2. rhywfaint o brofiad neu wybodaeth am gyllid elusennol, codi arian a chynlluniau pensiwn

3. y sgiliau i ddadansoddi cynigion ac archwilio eu canlyniadau ariannol

4. parodrwydd i wneud argymhellion amhoblogaidd i’r bwrdd 5. parodrwydd i fod ar gael i staff i roi cyngor ac arweiniad ar faterion ariannol.

IS-GADEIRYDD Y BWRDD YMDDIRIEDOLWYR

Mae’r dyletswyddau a’r rhinweddau canlynol, ar gyfer is-gadeirydd, yn ychwanegol at y rhai ym mhroffil rôl ymddiriedolwr cyffredinol uchod. Prif ddyletswyddau a chyfrifoldebau

1. Cyflawni dyletswyddau’r cadeirydd yn ei absenoldeb, gyda chydnabyddiaeth y bwrdd fel rhywun sy’n gallu ac yn addas i wneud hynny.

2. Darparu cefnogaeth a chymorth i’r cadeirydd wrth gyflawni ei gyfrifoldebau, gan weithredu fel ‘cyfaill beirniadol’ a bwrdd sain.

3. Cymryd cyfrifoldebau penodol gan y cadeirydd, megis sefydlu ymddiriedolwyr newydd.

4. Bod yn agored i ddulliau, lle bo’n briodol, gan ymddiriedolwyr eraill ynghylch gwaith neu farn y cadeirydd. Yna bydd yr is-gadeirydd yn trafod unrhyw faterion sy’n codi gyda’r cadeirydd.

Sgiliau a rhinweddau personol

1. Sgiliau arweinyddiaeth.

2. Profiad o waith pwyllgor.

3. Sgiliau hwyluso.

4. Tact a diplomyddiaeth.

5. Sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol rhagorol.

6. Didueddrwydd, tegwch a’r gallu i barchu cyfrinachau.

Mae’n ddymunol i’r is-gadeirydd fod â gwybodaeth am y math o waith a wneir gan yr elusen a pharodrwydd i gadw ar y blaen i’r newidiadau sy’n digwydd i’r sefydliad.

Polisi Disgyblu

Fel arfer, bydd yr apêl, mewn achosion camymddygiad a pherfformiad, yn cael ei chlywed gan dri aelod o Banel Staffio Bwrdd yr Ymddiriedolwyr nad ydynt wedi bod yn rhan o’r broses yn gynharach. Os ystyrir camau disgyblu yn erbyn y Prif Weithredwr, dylid ymgynghori â Rheolwr Perthynas Cyngor ar Bopeth am gyngor cyn gynted â phosibl.

Rhaid i Fwrdd yr Ymddiriedolwyr dynnu cymaint ohonynt eu hunain o’r broses â phosibl i sicrhau bod digon o aelodau sy’n annibynnol ar y broses i gyflawni’r gwahanol rolau sy’n ofynnol:

Swyddog Ymchwilio
Swyddog Gwrandawiad
Panel Apêl Cwynion Cleientiaid

Rhaid i’r ymateb terfynol i gŵyn cleient fod gan y cadeirydd neu aelod arall o fwrdd yr ymddiriedolwyr os nad yw’r cadeirydd ar gael, er enghraifft ar wyliau neu’n sâl:

Defnyddiwch ‘ni’ yn lle ‘fi’ os gwnaed yr ymchwiliad gan y prif swyddog a bod y llythyr yn cael ei lofnodi gan y cadeirydd neu ymddiriedolwr arall.

Os omae’r cŵyn yn ymwneud â’r prif swyddog, a bod yr ymchwiliad wedi’i gynnal mewn gwirionedd gan y cadeirydd neu ymddiriedolwr arall, defnyddiwch ‘fi’ yn lle ‘ni’.

Penodiadau

Bydd y Cadeirydd, yr Is-gadeirydd neu aelod arall o’r Panel Staffio yn cefnogi’r Prif Weithredwr mewn penodiadau sy’n adrodd i’r Prif Weithredwr (ar hyn o bryd Dirprwy Brif Weithredwr, Rheolwr Gwasanaethau Cynghori, Rheolwr Cyllid a Rheolwr Gwaith Achos).